Här kan ni skapa era egna kvalitetsaktiviteter helt efter hur ni vill arbeta. Välj hur många moment som ska utföras, vad varje momenttyp ska vara (filuppladdning, formulär eller betygssättning) och vilken roll som ska utföra momentet (t.ex. redovisningskonsult, revisor eller kvalitetskontrollant).
Börja med att i menyn till vänster klicka på inställningar och klicka sedan på Inställningar under Kvalitetsaktiviteter.
1: Skapa / Ändra kvalitetsaktivitet
2: Kvalitetsämne: Användare eller Grupp
3: Skapa ett moment (filuppladdning, formulär eller betygssättning)
1:
Skapa / Ändra en kvalitetsaktivitet
Välj sedan Skapa ny om du vill bygga en helt ny kvalitetsaktivitet, vill du istället Ändra en befintlig så tryck ändra på den kvalitetsaktiviteten.
2:
Kvalitetsämne: Användare eller Grupp
När du skapar en ny kvalitetsaktivitet behöver du välja om kvalitetsaktiviteten ska utföras på Användare eller på Grupp.
Användare innebär att individuella medarbetare som t.ex. Redovisningskonsulter eller Revisorer kommer vara kvalitetsämnet och den kvalitetsaktiviteten är utförd mot.
Grupp innebär att en grupp som t.ex. en byrå, ett kontor eller ett område (t.ex. revision eller redovisning) kommer vara kvalitetsämnet och det kvalitetsaktiviteten är utförd mot.
Namnge din kvalitetsaktivitet och klicka sedan på "Lägg till moment".
3:
Skapa ett moment (filuppladdning, formulär eller betygssättning)
Kvalitetsaktiviteter består av moment som utförs i en kronologisk ordning. Varje moment kan antingen innebär att en användare förväntas ladda upp filer, fylla i ett formulär eller sätta ett betyg på kvalitetsämnet (Användare eller Grupp).
Klicka på Lägg till moment och välj momenttyp.
Filuppladdning
Namnge momentet till vad som förväntas utföras i detta moment.
Välj sedan vem som skall utföra momentet: Användare, Gruppansvarig, Intern Kvalitetskontrollant eller Extern Kvalitetskontrollant. Dessa roller är för att system ska identifiera vem som ska utföra visa moment i kvalitetsaktiviteten automatiskt och ni inte ska behöva välja. Dock går det alltid att justera vid utskick av kvalitetsaktivitet.
- Användare = är en vanlig medarbetare utan något speciellt ansvar i organisationen och är den person som historiken sparas på. T.ex. vid Kvalitetskontroll ISA så är användaren revisorn som blir granskad.
- Gruppansvarig = är medarbetaren som är ansvarig för en grupp av medarbetare. T.ex. ansvarig för gruppen "Redovisning" eller gruppen "Borås". T.ex. vid Kontroll av vidareutbildningskrav är det vanligt att Gruppansvarig utför ett moment efter användaren fyllt i sina utbildningstimmar för att kontrollera att vidareutbildningskravet uppfylls.
- Intern kvalitetskontrollant / Extern kvalitetskontrollant = är en medarbetare som har en roll på gruppen. Intern kvalitetskontrollant är ofta Kvalitetsansvarig för gruppen eller den person som ska utföra de interna uppdragskontrollerna för gruppen. Extern kvalitetskontrollant är ofta en medarbetare som inte tillhör gruppen utan ska göra en kontroll som "extern" person. T.ex. vid Intern uppdragskontroll är det den Interna kvalitetskontrollanten som utför uppdragskontrollerna på användaren. Eller vid t.ex. Kvalitetskontroll att den Externa kvalitetskontrollanten utför uppdragskontrollerna på användaren.
Skriv sedan en instruktion för momentet om vad momentutföraren förväntas utföra mer utförligt.
Kräv läskvittens av instruktioner innebär att användaren får upp en popup med instruktionerna vid uppgiften. Annars måste användaren klicka på knappen "Instruktioner" för att ta del av instruktionerna.
Privat moment innebär att hela momentet är privat och innehållet kan enbart ses av momentutföraren och kundadmins.
Privata moment använts oftast vid t.ex. utvärdering av kvalitetskontroll eller anteckningar från kvalitetsnämnd som man inte vill ska vara synligt för någon annan.
Efter dessa inställningar är det dags att lägga till era filer och formulär ni vill ska nyttjas.
Valfri innebär att användaren som utför detta moment inte behöver ladda upp en fil i detta moment, utan kan slutföra momentet utan att ladda upp denna fil. Valfria filer/moment används i olika sammanhang:
T.ex.. i moment Nedladdning av PDF-kopia av IESBAs Etikkod vill vi enbart att användaren ska få tillgång till Etikkoden och har inget krav på att användaren ska ladda upp något tillbaka. Därav sätter vi filen "IESBAs Etikkod" som Valfri.
T.ex.. i moment Uppdragskontroller är det vanligt att man som kontrollant förväntas utföra 2 uppdragskontroller, varav den 3e uppdragskontrollen är valfri för att enbart utföras om något av de första 2 uppdragskontrollerna var underkända.
Formulär
Namnge momentet till vad som förväntas utföras i detta moment.
Välj sedan vem som skall utföra momentet: Användare, Gruppansvarig, Intern Kvalitetskontrollant eller Extern Kvalitetskontrollant. Dessa roller är för att system ska identifiera vem som ska utföra visa moment i kvalitetsaktiviteten automatiskt och ni inte ska behöva välja. Dock går det alltid att justera vid utskick av kvalitetsaktivitet.
- Användare = är en vanlig medarbetare utan något speciellt ansvar i organisationen och är den person som historiken sparas på. T.ex. vid Kvalitetskontroll ISA så är användaren revisorn som blir granskad.
- Gruppansvarig = är medarbetaren som är ansvarig för en grupp av medarbetare. T.ex. ansvarig för gruppen "Redovisning" eller gruppen "Borås". T.ex. vid Kontroll av vidareutbildningskrav är det vanligt att Gruppansvarig utför ett moment efter användaren fyllt i sina utbildningstimmar för att kontrollera att vidareutbildningskravet uppfylls.
- Intern kvalitetskontrollant / Extern kvalitetskontrollant = är en medarbetare som har en roll på gruppen. Intern kvalitetskontrollant är ofta Kvalitetsansvarig för gruppen eller den person som ska utföra de interna uppdragskontrollerna för gruppen. Extern kvalitetskontrollant är ofta en medarbetare som inte tillhör gruppen utan ska göra en kontroll som "extern" person. T.ex. vid Intern uppdragskontroll är det den Interna kvalitetskontrollanten som utför uppdragskontrollerna på användaren. Eller vid t.ex. Kvalitetskontroll att den Externa kvalitetskontrollanten utför uppdragskontrollerna på användaren.
Skriv sedan en instruktion för momentet om vad momentutföraren förväntas utföra mer utförligt.
Kräv läskvittens av instruktioner innebär att användaren får upp en popup med instruktionerna vid uppgiften. Annars måste användaren klicka på knappen "Instruktioner" för att ta del av instruktionerna.
Privat moment innebär att hela momentet är privat och innehållet kan enbart ses av momentutföraren och kundadmins.
Privata moment använts oftast vid t.ex. utvärdering av kvalitetskontroll eller anteckningar från kvalitetsnämnd som man inte vill ska vara synligt för någon annan.
Efter dessa inställningar är det dags att lägga till era filer och formulär ni vill ska nyttjas. Har ni inte skapat ett formulär? Klicka här för instruktioner.
Valfri innebär att användaren som utför detta moment inte behöver ladda upp en fil i detta moment, utan kan slutföra momentet utan att ladda upp denna fil. Valfria filer/moment används i olika sammanhang:
T.ex.. i moment Nedladdning av PDF-kopia av IESBAs Etikkod vill vi enbart att användaren ska få tillgång till Etikkoden och har inget krav på att användaren ska ladda upp något tillbaka. Därav sätter vi filen "IESBAs Etikkod" som Valfri.
T.ex.. i moment Uppdragskontroller är det vanligt att man som kontrollant förväntas utföra 2 uppdragskontroller, varav den 3e uppdragskontrollen är valfri för att enbart utföras om något av de första 2 uppdragskontrollerna var underkända.
Betygssättning
Namnge momentet till vad som förväntas utföras i detta moment.
Välj sedan vem som skall utföra momentet: Användare, Gruppansvarig, Intern Kvalitetskontrollant eller Extern Kvalitetskontrollant. Dessa roller är för att system ska identifiera vem som ska utföra visa moment i kvalitetsaktiviteten automatiskt och ni inte ska behöva välja. Dock går det alltid att justera vid utskick av kvalitetsaktivitet.
- Användare = är en vanlig medarbetare utan något speciellt ansvar i organisationen och är den person som historiken sparas på. T.ex. vid Kvalitetskontroll ISA så är användaren revisorn som blir granskad.
- Gruppansvarig = är medarbetaren som är ansvarig för en grupp av medarbetare. T.ex. ansvarig för gruppen "Redovisning" eller gruppen "Borås". T.ex. vid Kontroll av vidareutbildningskrav är det vanligt att Gruppansvarig utför ett moment efter användaren fyllt i sina utbildningstimmar för att kontrollera att vidareutbildningskravet uppfylls.
- Intern kvalitetskontrollant / Extern kvalitetskontrollant = är en medarbetare som har en roll på gruppen. Intern kvalitetskontrollant är ofta Kvalitetsansvarig för gruppen eller den person som ska utföra de interna uppdragskontrollerna för gruppen. Extern kvalitetskontrollant är ofta en medarbetare som inte tillhör gruppen utan ska göra en kontroll som "extern" person. T.ex. vid Intern uppdragskontroll är det den Interna kvalitetskontrollanten som utför uppdragskontrollerna på användaren. Eller vid t.ex. Kvalitetskontroll att den Externa kvalitetskontrollanten utför uppdragskontrollerna på användaren.
Skriv sedan en instruktion för momentet om vad momentutföraren förväntas utföra mer utförligt.
Kräv läskvittens av instruktioner innebär att användaren får upp en popup med instruktionerna vid uppgiften. Annars måste användaren klicka på knappen "Instruktioner" för att ta del av instruktionerna.
Privat moment innebär att hela momentet är privat och innehållet kan enbart ses av momentutföraren och kundadmins.
Privata moment använts oftast vid t.ex. utvärdering av kvalitetskontroll eller anteckningar från kvalitetsnämnd som man inte vill ska vara synligt för någon annan.
Spara & stäng
Du kan lägga till obegränsat antal moment i en kvalitetsaktivitet.
När du är klar med din kvalitetsaktivitet så Spara & stäng. Vill du ändra den eller annan befintlig gör du det under inställningsvyn, eller om du vill initiera din kvalitetsaktivitet klickar du på vänstermenyn på kvalitetsaktiviteter eller klicka här.