Nedan visas instruktioner för dig som utför kvalitetskontroll av auktoriserad redovisnings- & lönekonsulter och dess medlemsbyrå.
I Belay kommer du som kvalitetskontrollant vara involverad i ett flöde för kontroll av verksamheten, samt ett flöde för varje kontrollerad konsult.
Innehållsförteckning:
1: Logga in & översikt över mina uppgifter
Kontroll av verksamhet
Moment 1 - Kvalitetskontrollant - Uppdragsbekräftelse
Moment 2 - Kontaktperson byrå - Uppdragsbekräftelse
Moment 3 - Kontaktperson byrå - Förberedande information & dokumentation
Moment 4 - Kvalitetskontrollant - Kontroll av verksamhet
Moment 5 - Kontraktperson byrå - Bekräftelse av kvalitetskontrollants slutsats
Moment 6 - Kvalitetskontrollant - Övrig information
Moment 7 - Kontaktperson byrå - Sammanfattande bedömning & betyg för verksamhet
Moment 8 - Kvalitetssekretariet FAR - Slutför kvalitetskontroll
Kontroll av auktoriserad konsult
Moment 1 - Förberedande information
Moment 2 - Förberedande dokumentation
Moment 3 - Uppdragskontroll
Moment 4 - Sammanfattande bedömning & betyg
Moment 5 - Bekräftelse av kvalitetskontrollants bedömning
3: Ångra moment / Komplettera / Skicka tillbaka
1:
Logga in
För mer detaljerad instruktion för hur du kan logga in med eller utan lösenord, klicka här.
Efter du loggat in kan du klicka på Mina uppgifter för att se en översikt för dina uppgifter. Som kvalitetskontrollant för FAR kommer ni utföra en kontroll av verksamhet och dess auktoriserade konsulter.
Här ser du dina aktiva uppgifter du förväntas utföra just nu. I fliken "Kommande" kan du se dina kommande kvalitetskontroller:
2:
Utför ett moment
I översikten för dina uppgifter kan du klicka på Utför för den uppgift du vill utföra och du hamnar i arbetsytan för kvalitetskontrollen. Här ser du alla moment, dess deadline och vem som utför respektive moment.
För varje moment har du instruktioner under knappen Visa instruktioner, högst upp till höger ser ni ett arkiv där dokument utöver det som krävs i momenten kan laddas upp till, samt se ev. historik av tidigare kvalitetskontroller personen/medlemsföretaget deltagit i.
Kontroll av verksamhet
Moment 1
Moment 1 - Kvalitetskontrollant - Uppdragsbekräftelse
I moment 1 förväntas du som kvalitetskontrollant för medlemsföretaget besvara två formulär. Du behöver besvara alla frågor för att kunna slutföra formulären.
När du slutfört båda formulären, kan du slutföra momentet genom att klicka och Belay skickar vidare för kontaktperson för byrån för att utföra uppdragsbekräftelsen.
Moment 2
Moment 2 - Kontaktperson Byrå - Uppdragsbekräftelse
I moment 2 förväntas utför kontaktpersonen för byrån en uppdragsbekräftelse. Du som kvalitetskontrollant kan klicka visa på formuläret.
Moment 3
Moment 3 - Kontaktperson Byrå - Förberedande information & dokumentation
I moment 3 förväntas kontaktpersonen för medlemsföretaget besvara ett formulär, Företagsledningens självuppskattning av verksamhetens organisation, riktlinjer & rutiner samt övergripande planering, där förberedande information och dokumentation anges.
Du som kvalitetskontrollant kan klicka Visa på formuläret för att ta del av informationen och dokumentationen (tips är att högerklicka på Visa och öppna i ny flik). Alternativt exportera formuläret till PDF genom att klicka och välj exportera till PDF.
I det visade formuläret kan du som kvalitetskontrollant kommentera direkt i formuläret. Skulle något saknas eller behöver kompletteras kan du låsa upp momentet genom att klicka . Läs mer om att låsa upp här.
Moment 4
Moment 4 - Kvalitetskontrollant - Kontroll av verksamhet
I moment4 förväntas du som kvalitetskontrollant ha gått igenom formuläret i moment 3 som kontaktpersonen för medlemsbyrån utfört.
Sen ska ni som kvalitetskontrollant utföra en kontroll av verksamhetens organisation, riktlinjer och rutiner samt övergripande planering. Klicka på Utför för att komma till formulären ni vill utföra.
I detta formulär finns en funktion för sammanfattning, Visa sammanfattning, som summerar kommentarer från alla sammanfattande bedömningar i varje avsnitt enligt nedan som kan användas för den slutgiltiga bedömningen av verksamheten:
När du har slutfört formuläret kan du slutföra moment 4. Då skickas uppgiften till kontaktpersonen för byrån för bekräftelse av din slutsats av din verksamhetskontroll.
Moment 5
Moment 5 - Kontaktperson Byrå - Bekräftelse av kvalitetskontrollants slutsats
I moment 5 ska kontaktperson för medlemsföretaget ta del av arbetet i moment 4 och bekräfta kvalitetskontrollantens slutsats av verksamhetskontroll.
När moment 5 är slutfört skickar Belay vidare till moment 6 där du som kvalitetskontrollant förväntas utföra din rapport av genomförd kvalitetskontroll, samt lämna övrig information. Dock ska du ha utfört samtliga uppdragskontroller och kontroll av konsulten innan.
Moment 6
Moment 6 - Kvalitetskontrollant - Rapport Kvalitetskontroll
Detta moment utför du sist, efter du genomfört uppdragskontroller.
Nu ska du upprätta din rapport av genomförd kvalitetskontroll, samt lämna information som efterfrågas. Endast väsentliga iakttagelser som framkommit under kontrollen och framgår under sammanfattande avsnittsområdena i formulären skall anges.
När formulären är slutförda kan du sedan slutföra hela momentet genom att klicka och dina uppgifter för denna kontroll är klara. Nästa moment som utförs är att kontaktpersonen för byrån ska bekräfta mottagandet av rapporten. Därefter slutför FAR kvalitetskontrollen i moment 8.
Moment 7
Moment 7 - Kontaktperson Byrå - Bekräftelse av rapport kvalitetskontroll
Kontaktpersonen för byrån får ta del av utförd rapport från kvalitetskontroll och bekräfta mottagandet.
Moment 8
Moment 8 - FAR Kvalitetssekretariet - Slutför kvalitetskontroll
Detta moment utförs av FAR, där kvalitetskontrollen kontrolleras och om allt är i sin ordning stänger FAR kvalitetskontrollen
Kontroll av auktoriserade konsulter
Du kan se alla dina kommande kontroller på konsulter i kommande uppgifter. Här grupperat på refernsID.
Moment 1
Moment 1 - Förberedande information
Moment 2 - Förberedande dokumentation
Den kontrollerade auktoriserade konsulten utför både moment 1 och 2.
I moment 1 besvarar den kontrollerade en självuppskattning om konsultens ansvar i form av ett formulär. Detta formulär kan du som kontrollant se genom att klicka Visa. Du kan även kommentera på formuläret.
I moment 2 ska den kontrollerade medarbetaren fylla i en Blankett om för årssammanställning & Personlig planering samt Uppgifter om konsultens uppdrag. Filerna laddar konsulten upp i Belay.
Du som kvalitetskontrollant kan ladda ned konsultens ifyllda filer genom att klicka på filen eller knappen .
Skulle konsulten ha missat något i uppladdade filer, eller i moment 1, kan du låsa upp momentet och därmed skicka tillbaka uppgiften till medarbetaren för komplettering. Läs mer om att låsa upp här.
Moment 3
Moment 3 - Uppdragskontroll
När kontrollerad konsult slutfört moment 1 och 2 kommer Belay skicka uppgiften till dig som kvalitetskontrollant för att utföra moment 3 - Uppdragskontroll.
Du som kvalitetskontrollant förväntas först utföra formuläret Kontroll av auktoriserad konsult, där du ska besvara om konsulten följer påståendet i frågeställningarna.
Du ska även besvara om din bedömning skiljer sig från konsultens egna svar i formuläret, konsultens svar hittar du i arbetsytan genom att högerklicka på Visa i formuläret vid moment 1 och öppna i ny flik.
När du besvarat alla frågor i formuläret Kontroll av auktoriserad konsult, kan du slutföra formuläret och du hamnar i översikten för moment 3 igen. ,
Du ska nu utföra uppdragskontroll 1, 2 och vid behov 3.
I formulären för uppdragskontrollerna har du en funktion för sammanfattning, Visa sammanfattning, som summerar kommentarer från alla sammanfattande bedömningar i varje avsnitt enligt nedan som kan användas för den slutgiltiga bedömningen av uppdragskontrollen:
När du slutfört dina uppdragskontroller, kan du slutföra moment 3 genom att klicka på och du hamnar automatiskt i moment 4 som du också ska utföra.
Moment 4
Moment 4 - Sammanfattande bedömning & betyg
Här förväntas du göra en sammanfattande bedömning och sätta ett betyg för kvalitetskontrollen.
Slutför moment 4 genom att klicka på , Belay skickar nu vidare uppgiften till den kontrollerade konsulten som förväntas ta del av ditt arbete i moment 3 & 4 för att bekräfta din bedömning och slutsats.
Moment 5
Moment 5 - Bekräftelse av kvalitetskontrollants bedömning
I moment 5 ska den kontrollerade konsulten ta del av arbetet i moment 3 och 4 och bekräfta kvalitetskontrollantens bedömning och slutsats, samt besvara frågor kring kvalitetskontrollen.
Efter moment 5 är slutfört är den enskilda kontrollen för konsulten klar.
3:
Ångra moment / Skicka tillbaka moment
Om du inte hunnit slutföra momentet ännu, kan du alltid ändra formulären genom att låsa upp formuläret för att utföra kompletteringarna. Det samma gäller för filuppladdningar där du kan radera filen och ladda upp en ny korrigerad fil.
Om du dessvärre har slutfört momentet och inser i efterhand att du behöver göra kompletteringar, behöver momentet låsas upp av personen som har den aktiva uppgiften just nu.
T.ex. om auktoriserad redovisningskonsult har slutfört moment 2, men upptäcker att filen Uppgifter om konsultens uppdrag behöver redigeras, så måste du som kvalitetskontrollant låsa upp alla moment tills att moment 2 blir aktivt igen.
Klicka på tills ni hamnar på korrekt moment. När ni har kompletterat informationen behöver ni slutföra momenten så ni kommer tillbaka till där ni var, och allt ert arbete, information och dokument ni utfört finns givetvis kvar.