Nedan visas instruktioner för dig som utför systemkontroll av medlemsbyrå inom redovisning.
I Belay kommer du som kvalitetskontrollant vara involverad i ett flöde för systemkontroll, samt ett flöde för upprepade uppdragskontroller.
Innehållsförteckning:
1: Logga in & översikt över mina uppgifter
Systemkontroll
Moment 1 - Förberedande frågor & dokumentation
Moment 2 - Kontroll av medlemsföretagets system för intern kvalitetskontroll
Moment 3 - Rapport kvalitetskontroll
Moment 4 - Sammanfattande bedömning & slutsats
Moment 5 - Bekräftelse av kvalitetskontrollants bedömning & slutsats
Moment 6 - Övrig information
Upprepade uppdragskontroller
Moment 1 - Upprepade uppdragskontroller
3: Ångra moment / Komplettera / Skicka tillbaka
1:
Logga in
Du har fått ett mejl om din uppgift. Klicka på knappen Logga in. För mer detaljerad instruktion för hur du kan logga in med eller utan lösenord, klicka här.
Efter du loggat in kommer du in på översikten för dina uppgifter. Som kvalitetskontrollant för FAR kommer ni utföra en enskild kontroll av medarbetare och medlemsbyrå. Se bild nedan:
Här ser du dina förväntade uppgifter och dess deadline. I fliken "Kommande" kan du se dina kommande kvalitetskontroller som ännu inte är aktiva.
2:
Utför ett moment
I översikten för dina uppgifter kan du klicka på Utför för den uppgift du vill utföra och du hamnar i arbetsytan för kvalitetskontrollen. Här ser du alla moment, dess deadline och vem som utför respektive moment.
För varje moment har du instruktioner under knappen Visa instruktioner, högst upp till höger ser ni ett arkiv där dokument utöver det som krävs i momenten kan laddas upp till, samt se ev. historik av tidigare kvalitetskontroller personen/medlemsföretaget deltagit i.
Systemkontroll
Moment 1
Moment 1 - Förberedande frågor & dokumentation
Medlemsbyrån som är föremål för systemkontroll utför moment 1. Där företagsrepresentant besvarar förberedande information och bifogar förberedande dokumentation som ni som kvalitetskontrollanter behöver för att utföra er systemkontroll.
Detta formulär kan du som kontrollant se genom att klicka Visa. Du kan även kommentera på formuläret.
Skulle företagsrepresentanten ha missat något i frågorna eller missat någon fil i moment 1, kan du låsa upp momentet och därmed skicka tillbaka uppgiften till medlemsbyrån för komplettering. Läs mer om att låsa upp här.
Moment 2
Moment 2 - Kontroll av medlemsföretagets system för intern kvalitetskontroll
När medlemsföretag har slutfört moment 1 kommer Belay skicka uppgiften till dig som kvalitetskontrollant för att utföra moment 2 - Kontroll av medlemsföretagets system för intern kvalitetskontroll.
Du som kvalitetskontrollant förväntas först utföra formuläret Kontroll av medlemsföretags system för intern kvalitetskontroll, där du ska besvara om medlemsföretaget följer påståendet i frågeställningarna.
Alla frågegrupper har en sammanfattande funktion, Visa sammanfattning, där du kan se väsentliga iakttagelser du kommenterar under din kontroll.
När du besvarat alla frågor i formuläret, kan du slutföra formuläret och du hamnar i översikten för moment 2 igen.
Du kan nu slutföra moment 2, genom att klicka på och du hamnar automatiskt i moment 3 som du också ska utföra.
Moment 3
Moment 3 - Rapport kvalitetskontroll
Här förväntas du som kvalitetskontrollant utföra en rapport om kvalitetskontrollen samt bifoga påskriven dokumentation om prövning av oberoende och uppdragsbekräftelse under Övriga dokument.
Slutför moment 3 genom att klicka på , Belay skickar nu vidare uppgiften till moment 4 som du också förväntas utföra.
Moment 4
Moment 4 - Sammanfattande bedömning & slutsats
Här förväntas du som kvalitetskontrollant att göra en sammanfattande bedömning och slutsats för din systemkontroll.
Slutför sedan momentet genom att klicka och Belay skickar vidare för medlemsföretaget att ta del av din bedömning och bekräfta slutsatsen.
Moment 5
Moment 5 - Bekräftelse av kvalitetskontrollants bedömning
I moment 5 ska medlemsbyrån ta del av arbetet i dina utförda moment och bekräfta kvalitetskontrollantens bedömning och slutsats.
Efter moment 5 är slutfört kommer Belay skicka uppgiften till dig som kvalitetskontrollant för att utföra det sista momentet i systemkontrollen.
Moment 6
Moment 6 - Övrig information
Nu har vi kommit till det sista steget i systemkontrollen, där du som kvalitetskontrollant förväntas utföra formuläret Övrig information och uppge antal debiterade timmar, hur många medlemmar som ingick i kontrollen och vilken typ av kontroll som utförts.
När formuläret är slutfört kan du sedan slutföra hela momentet genom att klicka och hela kvalitetskontrollen är färdig.
Upprepade uppdragskontroller
Moment 1
Moment 1 - Upprepade uppdragskontroll
Du som kvalitetskontrollant för en systembyrå kommer utföra ett lämpligt antal upprepade uppdragskontroller för medlemsföretaget. Dessa gör ni genom att utföra det antal ni anser lämpligt i moment 1 genom att utföra formulären.
När du utfört ett lämpligt antal uppdragskontroller kommer dessa vara slutförda i arbetsytan, kan ni utföra formuläret Upprepade uppdragskontroller - Sammanställning där ni sammanställer utfallet av era utförda uppdragskontroller.
I sammanställningen ska ni definiera om er bedömning skiljer sig mot medlemsföretagets bedömning för varje utförd upprepad uppdragskontroll.
OBS. Om ni utfört t.ex. 2 upprepade uppdragskontroller, behöver ni besvara E/T på resterande frågor i formuläret.
Slutför sedan formulär.
Om ni är fler kontrollanter som utför dessa upprepade uppdragskontroller, kan du som ansvarig kontrollant, se utfallet genom att klicka på Kvalitetsaktiviteter i vänstermenyn:
Klicka sedan på Visa för Upprepade uppdragskontroller:
När båda ni kvalitetskontrollanter är klara med era upprepade uppdragskontroller, kan ni se en rapport på Upprepade uppdragskontroller - Sammanfattning genom Rapporter, svarsfördelning:
Välj rätt DNR-nummer. Sedan formuläret Upprepade uppdragskontroller.
Välj sedan enbart svarsalternativet "Ja":
3:
Ångra moment / Skicka tillbaka moment
Om du inte hunnit slutföra momentet ännu, kan du alltid ändra formulären genom att låsa upp formuläret för att utföra kompletteringarna. Det samma gäller för filuppladdningar där du kan radera filen och ladda upp en ny korrigerad fil.
Om du dessvärre har slutfört momentet och inser i efterhand att du behöver göra kompletteringar, behöver momentet låsas upp av personen som har den aktiva uppgiften just nu.
T.ex. om auktoriserad redovisningskonsult har slutfört moment 2, men upptäcker att filen Uppgifter om konsultens uppdrag behöver redigeras, så måste du som kvalitetskontrollant låsa upp alla moment tills att moment 2 blir aktivt igen.
Klicka på tills ni hamnar på korrekt moment. När ni har kompletterat informationen behöver ni slutföra momenten så ni kommer tillbaka till där ni var, och allt ert arbete, information och dokument ni utfört finns givetvis kvar.